Anfragen, die sich selbst sortieren
Ein Assistent, der eingehende Mails einordnet und Antworten vorbereitet. Gebaut, getestet — und bewusst nicht in Betrieb genommen.
Wie es gelaufen ist
Ausgangslage
Ein Betrieb mit rund 300 Mitarbeitern. Anfragen liefen ungefiltert in ein Sammelpostfach. Die Idee: ein Assistent, der sie einordnet und Antwortentwürfe vorlegt, während die Entscheidung beim Menschen bleibt.
Umsetzung
Aufgebaut im vorhandenen Outlook-Umfeld, gesteuert über n8n, mit einer KI, die auf einem Server in Deutschland läuft. Die Daten haben das Land nicht verlassen. Technisch hat das System funktioniert.
Warum es trotzdem aus blieb
Beim genauen Hinsehen war der Prozess dahinter zu wenig festgelegt: Es war nicht klar genug geregelt, was mit welcher Anfrage passieren soll. Diese Regeln erst sauber zu definieren, hätte mehr gekostet, als die Automation eingebracht hätte. Diese Einschätzung war das eigentliche Ergebnis der Arbeit.
Was ich daraus mitnehme
- Solche Automationen sind technisch schnell gebaut
- Sie scheitern nicht an der Technik, sondern an unklaren Abläufen
- Bevor etwas automatisiert wird, muss die Regel dahinter feststehen
Aufwand und Rahmen
- Umfeld
- Outlook, n8n, KI auf einem Server in Deutschland
- Entstanden als
- Bachelorarbeit über KI-Automation im Garten- und Landschaftsbau
- Stand
- Fertig gebaut und getestet, nach Abwägung nicht aktiviert